この記事を書いた人：Kyoko
外資系広告代理店の現役社員。さまざまな国籍の同僚やクライアントと働いている経験から、生きたビジネス英語をご紹介します。
ビジネスプロフェッショナルたちは、１日に平均して何通のメールを受信するでしょうか？多い人で50通、中には毎日100通以上も受信している人もいるでしょう。
たくさんメールを受信していると「件名」が不適切であったために、開封が漏れてしまった。そんな経験を持たれている方も多いと思います。
ビジネスにおいてメールの「件名」は重要ですが、それは英語のメールでも同様です。
今回は、英語のビジネスメールにおいて、適切な「件名」の付け方を、
・会議の招集
・依頼をする場合
・確認をしたい場合
・問い合わせをする際
・お知らせする場合
の５つの目的別に紹介します。
また、より深く理解して頂けるよう、よくやってしまう避けるべき「件名」の例も紹介します。
重要なことはひと目で何のメールかわかるように
英語でビジネスメールを送る際「件名」のあるべき姿は、日本語のメールも英語のメールも変わりません。
「件名」の正しい姿を考えるにあたって、逆に、どんな件名がダメなのかを考えてみましょう。
まず、件名とメール本文の関連性がないものはいい件とは言えません。また、件名だけ見ても何に関するメールなのかわからないものもふさわしくありません。
要するに、メールを受信した時に「これは今見ておく必要があるか」「多少後回しにしても大丈夫か」ということが人目でわかることがとても大事です。
さらに、メールの受信ボックスは後から振り返って探すこともあるので、その際に何に関するメールかがわかるようにしておくと大変便利です。
会議の招集をする場合の件名
Meeting request
会議の時間を設定したい時、設定したことをお知らせしたい時に適している件名です。
【例】
Meeting request – Internal catch up January 15th
ミーティングリクエスト – 社内キャッチアップ1月15日
Meeting invitation
すでに日程が決定している会議の招待時に適しています。
【例】
Meeting invitation – Manager regular update on every Mondays
ミーティング招待 – マネージャー定例会毎週月曜日
[Tentative]Meeting request
会議の日程を調整する際に、暫定的に決まっている日程、あるいは、２つ以上の候補日がありどの時間も念のため空けておいてほしいなどの時に使える件名です。
Tentative「暫定」と入れることがコツです。
【例】
[Tentative]Meeting request – 3rd or 5th July
暫定ミーティングリクエスト – ７月３日か５日
Follow up
会議のあとで再確認したことなどがあり、それを追っかけで送るときに使います。
【例】
Follow up – the previous finance plan proposal
補足 – 前回の経理提案
Meeting memo
会議後、議事録を送る時に使います。
【例】
Meeting memo – Regular connect 14th December
議事録 – 定例会 12月4日
依頼をする場合の件名
Request for
もっとも基本の何かをリクエストしたいときに使える件名です。
【例】
Request for inbound sales survey
インバウンド売り上げ調査のお願い
Help needed
ヘルプが欲しい時に人目でわかる件名の書き方です。
【例】
Help needed – New ideas for the next campaign
次回キャンペーンアイデアのお願い
確認をしたい場合の件名
Confirmation for
何かを送信相手に確認してもらいたいときに使います。
【例】
Confirmation for appointment date
打ち合わせ日程のご確認
Reminder
用事や期日をリマインドしたいときに使えます。
【例】
Reminder to team leaders – evaluation sheet
チームリーダーへ評価シートについてのリマインド
Urgent
特に緊急性の高いメールを送る時に使います。
【例】
Urgent – Server down
緊急サーバーダウンしました
問い合わせをする際の件名
Inquiry about
問い合わせをする時に基本的な書き方として使います。
【例】
Inquiry about the order No.001
注文番号001について問い合わせ
Question about
問い合わせの時によく使われますが、依頼として使用するのでも問題ありません。
【例】
Question about the November bill
11月請求書について質問
Application for
求職の場合に使う件名です。特に採用担当者は多忙なことが多いのではっきりと書くことが望ましいです。
【例】
Application for Marketing director Position
マーケティングディレクター職への応募
お知らせする場合の件名
Sharing
ドキュメントや画像資料など、情報をシェアしたいときに使います。
【例】
Sharing – Design sample for the limited edition package
限定パッケージデザインサンプルのシェア
Updated
資料を更新しましたよ、というお知らせの時に使えます。
【例】
Updated – Quarterly budget spent
四半期予算消化の更新
Announcement
資料を更新しましたよ、というお知らせの時に使えます。
【例】
Announcement – New global CEO arriving
新CEOの会社訪問のお知らせ
英語のビジネスメールで避けるべき件名
よく見かける具体性のない例
言葉だけを件名として送るのは、一体どんな内容のメールを送って来たのかわからず具体性にかけます。
Important
Appointment
Question
このような件名は、後でメールを見返す時に混乱する原因になるので避けたほうが無難です。
スパムと間違えられる例
以下のような言葉が含まれた件名は、スパムメールとして間違えられることが多く、避けたほうがいい件名です。
最悪のケースでは、メーラーが自動的にスパムフォルダに入れてしまったりしてトラブルの元になります。
Congratulations
Hurry up
Hello
さいごに：件名はシンプル且つ明確に
ビジネスシーンでは共通してよく使われるという件名を、目的別に紹介しました。
他に考えられる件名の例として、お礼の際の “Thank you for 〜” という書き方もありますが、ビジネスシーンでは圧倒的に依頼、確認、問い合わせ、お知らせのメールが多いのでそれらを重点的にリストアップしました。
ビジネスでは、相手がネイティブスピーカーかどうかというのは、実は関係ありません。
ビジネスで使われる英語は「論理的に、シンプルに、わかりやすく」が鉄則です。
ネイティブかどうかに捉われることなく、ここで挙げた例をベースに、色々な熟練のビジネスパーソンの英語メールを見て、上手にテクニックを盗んでいってください。
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