【ビジネス英語のメール返信】相手を落胆させない状況別送信例文

この記事を書いた人：Kyoko
外資系広告代理店の現役社員。さまざまな国籍の同僚やクライアントと働いている経験から、生きたビジネス英語をご紹介します。

ビジネスシーンでメールを受け取った際、相手を満足させるにはどう返信すべきか、頭を悩ませたことがある方も多いと思います。

例えば、問い合わせをしてくれた相手に対して、残念な返信をせざるを得ない時、どのように返信するのがいいでしょうか？

あるいは、相手のリクエストに対してすぐに返答できないとき、どのように落胆させずに返信することができるのでしょうか。

ここでは、返信メールの中でも、特に悩ましい「相手のリクエストに応えられない」時の返信について、５つの状況別に例文を紹介していきます。

５つの状況別返信メール例文

相手が望んでいるものがすぐに送れない時の返信例文とポイント

Hello Lisa,

Thank you for your email and we understood what kind of research data you need for your marketing plan for next year.

We have to confirm with our partner company about the latest data and It might take a few days. Would it be possible for you to wait for a while? We should be able to send it to you at latest early next week.

If you need further information please let us know.

Sincerely,

「リサさん

メールありがとうございます。来年のマーケティングプランのための最新データ必要なこと承知いたしました。

私たちは最新のデータについてパートナーの会社に確認しなければならず数日かかってしまいそうです。しばらくお待ちいただくことは可能でしょうか？遅くとも来週の前半にはお送りできると思います。

他にも必要な情報ございましたらお知らせください。」

リクエストをもらったがすぐには応えられない時、いつなら大丈夫か、その目処を合わせてお知らせしておくといいです。

これは日本語のビジネスメールでも同じですね。

よく略して、by EOD today （ by End of Day today）今日中には、という表現をすることもあります。これは英語スキルというよりビジネスマナーですね。

招待を辞退するときの返信例文とポイント

Hello Rudy,

Pardon the delay in responding to your last email.

I very much appreciate your invitation to the travel agency marketing forum next month, however, I have another appointment so I am afraid I will have to decline the offer. I wish you the best and hope we can meet in other occasions.

Thank you for understanding.

Best regards,

「ルディ様

ご返信が遅れてしまい失礼いたしました。

来月の旅行代理店マーケティングフォーラムのご招待ありがとうございます。しかしながら、すでに別の予定が入ってしまっており残念ですが辞退させていただきます。また別の機会でお会いできましたら幸いです。」

親しい間柄ならUnfortunately, I am not able to make it. という風に伝えても構いません。

コツとしては、せっかく招待してもらったのに致し方なく辞退するときは「また機会があったらあいたい」という旨を添えておくと相手に丁寧な印象を与えます。

同僚からの仕事のオファーを断りたい時の返信例文とポイント

Hi Ron,

Thank you for thinking of me on this one. I’m always up for a challenge, but I think this falls a little too far outside my skillset. Even though I am not able to help you out, I do have a tip that Sue handles similar cases all the time. I hope she will help you.

Cheers,

「ロン

このプロジェクトで私を指名してくれてありがとう。いつも新しいことに意欲的なのですが、今回の仕事はだいぶ私のスキルセットからかけ離れているように思います。引き受けることは難しいですが、スーがいつも似たようなケースを担当しているので、彼女なら助けられるかもしれません。」

仕事を断りにくい状況というのは少なくないと思いますが、ここでもあっさりと断るだけではなく、別の担当者ならできるのではないか？と一文加えると丁寧です。

そして、本当なら引き受けたいところだけど…というニュアンスを盛り込んでおくといいでしょう。ここではI’m always up for a challenge, butの部分です。

採用の応募に対して断りを入れる際の返信例文とポイント

Dear Mr. Wang,

Thank you for applying for our opening and had the exam.

We have a lot of applicants. We talk each other many times about the applicants internally. We regret to let you know that we are unable to put you on the final candidate list.

We hope your further success.

Thank you for your understanding.

「ウォン様

先日はお忙しい中、弊社の採用お申し込みならびに試験をお受け頂きありがとうございました。

お陰様でたくさんの応募がありました。社内で検討させていただきましたところ、残念ですが、貴殿は最終候補リストに残すことができませんでした。

貴殿のますますのご発展をお祈り申し上げます。」

これはもはや定型文のような文章ですが、時に相手に残念な返信をする際は、簡潔にして冗長にしないのもポイントです。

仕事の申し込みを断らなくてはいけない時の返信例文とポイント

Mr. Smith,

Thank you for your recent application to become a chef in Trattoria Restaurant. We are complimented that you would like to work in our restaurant.

Your application details will be retained in our files. Currently, we do not have any vacant section. We shall, however, contact you as soon as we have an opening.

I would appreciate being notified if you wish to cancel your application for any reason.

Best regards,

「スミス様

この度はTrattoria Restaurantのシェフの仕事へのお申し込みありがとうございます。このレストランで働きたい、あなたの熱意を嬉しく思います。

あなたのお申し込みの詳細は、我々のファイルに入れさせていただきましたが、現在、そのセクションに空きがありません。しかし、空きがでたらすぐにご連絡させていただけますと幸いです。

もし、お申し込みをご辞退される場合はお知らせいただけますと幸いです。」

今回はお断りせざるを得ないが、またチャンスがあったら（もし本当にそのような機会があれば）コンタクトをとってもいいか？という一文は入れておくことで、相手を完全に落胆させずに送信することができます。